La vie de votre association loi 1901 sera jalonnée par l’organisation d’événements. En effet, ce type d’association nécessite souvent d’organiser toutes sortes d’événements pour trouver des financements, faire connaître vos objectifs, récolter des fonds… Dans tous les cas, le concert de bienfaisance fait partie des options les plus plébiscitées. Dans ce cadre, sachez que vous devrez respecter une certaine procédure notamment en ce qui concerne les autorisations, et surtout mettre en œuvre certaines dispositions concernant la communication autour de votre concert de bienfaisance, la gestion des artistes, et surtout la billetterie. Nous vous montrons à travers ce guide comment bien organiser un concert de bienfaisance.
La procédure administrative à accomplir pour organiser un concert
Avant toute chose, vous devez absolument prendre connaissance de la procédure à respecter auprès de l’administration pour l’organisation de ce type de manifestation. En effet, sachez que certaines formalités doivent être accomplies au vu de la nature de votre association.
Les autorisations requises
La première chose à laquelle vous devez penser lorsque vous organisez un tel événement est de prendre connaissance des autorisations que votre association doit obtenir pour être conforme à la loi. Si vous organisez votre concert dans un espace public, vous devrez adresser votre demande auprès de la municipalité au moins 2 mois à l’avance. Si le lieu en question se trouve en dehors de la juridiction de votre mairie, il vous suffira de contacter l’autorité compétente.
La mairie devra également être contactée si votre concert se déroule dans une salle privée. Par ailleurs, pensez à demander l’autorisation auprès de la SACEM ou de la SACD puisque vous allez diffuser de la musique en public, surtout si les artistes comptent interpréter des œuvres du répertoire de la société des auteurs et compositeurs dramatiques. Vous devrez notamment payer des droits d’auteur.
Notez qu’une licence de débit de boisson devra également être demandée si vous comptez mettre en place un bar ou une buvette.
La souscription à une assurance
Vous devrez justifier d’une attestation d’assurance association pour couvrir les éventuels dommages subis par les participants à votre concert, qu’il s’agisse des spectateurs ou des membres du personnel. À cela s’ajoutent la garantie accident, la garantie annulation ainsi que l’assurance tous risques matériel.
Les dispositions à prendre en matière de sécurité
En tant qu’organisateur, vous devrez également veiller à assurer la sécurité de tous durant la manifestation et tout particulièrement si vous comptez réunir plus de 1 500 personnes.
Si vous ne comptiez pas réunir autant de gens, il ne sera pas nécessaire de mettre en place un service de secours, mais nous vous recommandons tout de même de garder les numéros d’urgence à portée de main, ainsi qu’une trousse de premiers secours.
Les éléments d’organisation à planifier ?
L’accomplissement de ces formalités doit également être suivi par la planification des éléments d’organisation suivants :
La billetterie
La mise en place d’une billetterie est vivement conseillée, que l’événement public soit payant ou gratuit. L’alternative la plus simple est la billetterie en ligne puisqu’elle permet de gérer plus facilement la vente des places et d’avoir une idée précise du nombre de spectateurs. Du reste, le fait de dématérialiser vos billets vous permettra de réaliser des économies de papier (et l’écologie c’est important !), et apportera une touche d’originalité à votre événement ainsi qu’à votre association. Il sera aussi plus simple de propager le lien vers votre spectacle sur les réseaux sociaux.
Le public à cibler
La condition sine qua non pour vendre ou écouler un maximum de billets est de bien définir le public cible pour votre événement. C’est d’ailleurs en fonction de cet élément que vous pourrez déterminer les modalités de promotion de votre concert. Si vous ciblez un public jeune par exemple, la mise en place d’une billetterie en ligne sera on ne peut plus pertinente. De même, les autorisations à demander seront différentes en fonction que votre public soit mineur ou pas.
Fixer un budget prévisionnel
Organiser un concert de bienfaisance nécessite de déterminer un budget prévisionnel. Celui-ci devra couvrir la location ou l’achat du matériel, la location de la salle de spectacle, la réservation du lieu public, la rémunération des artistes, le recrutement du personnel, le paiement des taxes, et des droits… À ce propos, notez que la fiscalité d’une association fait l’objet d’une exonération d’impôts commerciaux en ce qui concerne les subventions, les recettes, etc.
Enfin, vous devrez toujours prévoir une marge pour parer aux imprévus.
Les artistes à embaucher
Tout l’intérêt d’organiser un concert est d’avoir assez de spectateurs pour atteindre l’objectif fixé. Donc, vous devrez engager des artistes qui ne sont pas totalement inconnus du public. Pour vous éviter de payer un important cachet, vous pouvez engager des artistes bénévoles qui interpréteront des tubes connus (mais vous devrez vous acquitter de droits d’auteur). Votre association peut aussi payer les artistes qui animent le concert. Dans ce cadre, vous devrez les embaucher en bonne et due forme et conclure un contrat de travail.
Comment communiquer autour de l’événement ?
Le choix de votre communication dépendra entièrement de votre public cible. Pour un concert, les canaux traditionnels marchent très bien, et vous pouvez les combiner avec des supports dématérialisés.
Les canaux traditionnels
La distribution de prospectus, l’affichage et la publicité radiophonique sont des canaux qui restent d’actualité pour l’organisation d’un concert. Pensez à bien informer les gens sur le lieu, l’heure, et la date de l’événement sur vos supports. De votre côté, renseignez-vous sur les règles qui régissent l’usage de ce type de support.
Les canaux web
La billetterie en ligne fait partie des moyens les plus efficaces pour communiquer autour de votre événement. Elle constitue une belle vitrine pour votre concert, et vous permet de communiquer rapidement et facilement toutes les informations sur le sujet.
Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux pour que votre événement puisse bénéficier d’une bonne visibilité. Vous pourrez en faire régulièrement la promotion en donnant des informations sur les artistes choisis, en organisant des mini-jeux permettant de gagner des places gratuites et surtout en faisant connaître les objectifs de votre association.
Enfin, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux pour rediriger aisément le public vers votre billetterie en ligne.
